Proceso completo de Política de Proveedores " Iris de Almíbar "
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Políticas de Proveedores
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Proceso completo de
Política de Proveedores
Guía paso a paso: desde la cotización hasta la evaluación continua, incluyendo ética, transparencia y registro de proveedores nuevos. Normativa colombiana vigente.
El proceso en números
Cuadro Comparativo de Cotizaciones
Formato IAB-CC · Aplicar antes de cada compra relevante · Archivo Excel
Identificar la necesidad de compra
Cuando el stock de un insumo crítico llega al punto de reorden (ver tabla de stock de seguridad de la política), se activa el proceso de cotización. Verificar primero si existe un proveedor activo con categoría A o B.
Contactar mínimo 3 proveedores y solicitar cotización formal
Cada cotización debe incluir: valor unitario sin IVA, desglose del IVA (19% si aplica), condiciones de pago, tiempo de entrega y datos del contacto. No se deben compartir precios entre oferentes.
Diligenciar el Cuadro Comparativo (Formato IAB-CC)
Existen tres cuadros comparativos, uno por categoría:
IAB-CC-001 · Harinas y Granos
Harina de trigo 000, integral, centeno, semillas, azúcar, sal. Compara: Harinera del Valle, Molinos ROA, Casa Luker.
IAB-CC-002 · Insumos de Empaque
Bolsas kraft, etiquetas, cajas, stickers. Compara: Plastilene, ALICO, Empakando Colombia.
IAB-CC-003 · Ghost Kitchen / Infraestructura
Arrendamiento de cocina, uso de hornos, cuartos fríos. Compara: Kitchens Bogotá, La Panadería Hub, Nave de Cocinas.
El cuadro calcula automáticamente: IVA, valor total y precio mínimo
Las fórmulas del archivo Excel calculan el IVA del 19%, el valor total por ítem (cantidad × precio con IVA) y la columna de mínimos que identifica la oferta más económica por ítem. La columna resaltada en dorado indica el valor de referencia más bajo del mercado.
Tomar la decisión documentada y registrar el proveedor aprobado
La decisión final debe estar firmada por la gerencia en el campo "Proveedor / Contratista Aprobado" del cuadro comparativo. Si el proveedor elegido no es el de menor precio, debe quedar justificado por escrito (calidad, certificaciones, condiciones de pago, etc.).
Evaluación Periódica de Proveedores
Formato IAB-EV-01 · Semestral para proveedores críticos · A los 3 meses para nuevos
Abrir el archivo de evaluación correspondiente
El archivo IRIS_Evaluacion_Proveedores.xlsx contiene una hoja por cada proveedor evaluado. Seleccionar la hoja del proveedor a evaluar e ingresar los datos del encabezado: nombre, NIT, número de contrato y período de evaluación.
Calificar los 10 criterios ponderados
Para cada sub-criterio, marcar con ✗ la opción que mejor describe el desempeño observado durante el período. Si el criterio no aplica al tipo de proveedor, seleccionar "No aplica" (ponderado = 0).
| # | Criterio | Sub-criterio | Peso |
|---|---|---|---|
| 1 | Cumplimiento Bienes | Entrega según fecha | 20% |
| 2 | Cumplimiento Bienes | Cantidades exactas | 10% |
| 3 | Cumplimiento Servicios | Puntualidad servicio | 10% |
| 4 | Cumplimiento Servicios | Cobertura y volumen | 10% |
| 5 | Calidad | Certificaciones INVIMA/BPM | 15% |
| 6 | Calidad | Atención de reclamaciones | 10% |
| 7 | Condiciones comerciales | Precio vs mercado | 10% |
| 8 | Condiciones comerciales | Condiciones de pago | 10% |
| 9 | Capacidad de suministro | Disponibilidad y volumen | 10% |
| 10 | Post-venta / soporte | Asesoría y soporte técnico | 5% |
El archivo calcula automáticamente el puntaje total
Cada opción equivale a: 100 pts (óptimo), 66.67 pts (regular) o 33.33 pts (deficiente). El puntaje final es la suma de (calificación × ponderado) de todos los criterios activos.
Ver la hoja RESUMEN y la gráfica comparativa
La hoja RESUMEN del archivo de evaluación consolida el puntaje de todos los proveedores evaluados en el período y genera automáticamente un gráfico de barras comparativo. Usar esta gráfica para la toma de decisiones en el comité de proveedores.
Notificar al proveedor y documentar el resultado
Enviar al proveedor la comunicación formal con su calificación y, si aplica, las oportunidades de mejora identificadas. Archivar el formulario diligenciado en el expediente del proveedor. Programar la próxima evaluación.
Ética y Transparencia en las Negociaciones
Documento IAB-POL-PROV-001 · Sección 12 · Obligatorio para todo el equipo
Las relaciones con proveedores deben estar libres de cualquier conflicto de interés, ofrenda, regalo o incentivo que comprometa la objetividad de la decisión comercial. Esta obligación aplica en doble vía: equipo Iris de Almíbar y proveedores.
Conocer y cumplir las prohibiciones en doble vía
Equipo Iris de Almíbar — No puede:
- (**- )--Recibir dinero o transferencias de proveedores
- (**- )--Aceptar invitaciones (eventos, comidas, viajes) en período de negociación
- (**- )--Recibir obsequios de valor > 1 SMDLV (≈$45.517 COP/2025)
- (**- )--Solicitar favores o descuentos personales
- (**- )--Compartir precios entre oferentes
Proveedores — No pueden:
- (**- )--Ofrecer beneficios para influir en decisiones de compra
- (**- )--Usar intermediarios para ofrecer beneficios encubiertos
- (**- )--Presentar cotizaciones coordinadas con competidores
- (**- )--Retener información sobre calidad o certificaciones
- (**- )--Inflar precios para cubrir comisiones ocultas
Declarar conflictos de interés antes de iniciar cualquier proceso
Si un miembro del equipo tiene vínculos familiares, societarios o de amistad con un proveedor o aspirante, debe declararlo por escrito a la gerencia antes de iniciar el proceso de selección. Se designará otra persona para tomar la decisión. La declaración queda en el expediente del proceso.
Realizar las 8 validaciones mínimas antes de contratar
- V-01RUT activo con actividad económica coherente — Portal DIAN
- V-02Certificado Cámara y Comercio vigente (≤90 días) — www.rues.org.co
- V-03Consulta lista de inhabilitados SIRI — Procuraduría / Colombia Compra
- V-04Verificación listas OFAC (montos >$5M COP) — Ley 1778/2016
- V-05Registro INVIMA vigente (solo alimentos e insumos de contacto) — www.invima.gov.co
- V-06Paz y salvo tributario DIAN (contratos >$2M COP)
- V-07Certificado ARL, EPS y Caja del personal — Decreto 1072/2015
- V-08Declaración Ética del Proveedor firmada — Formato IAB-REG-PROV-001 Bloque F
Conocer las consecuencias del incumplimiento ético
Las conductas irregulares tienen consecuencias escalonadas:
Leve — Amonestación escrita
Detalle de mínimo valor recibido sin intención de influir. Devolución del obsequio.
Moderada — Separación del proceso
Invitaciones o beneficios aceptados en período activo de negociación. Revisión de la decisión de compra.
Grave — Terminación + reporte a Fiscalía
Recepción de dinero, solicitud de favores, falsificación de documentos. Acción legal bajo Ley 1474/2011.
Canal de reporte de conductas irregulares
Cualquier colaborador o proveedor puede reportar conductas que comprometan la transparencia. La identidad del reportante será protegida. No habrá represalias por reportes de buena fe.
Registro y Alta de Proveedor Nuevo
Formato IAB-REG-PROV-001 · Completar antes de la primera compra · Base para CRM
Bloque A — Datos de identificación
El proveedor diligencia: razón social, NIT / cédula con dígito de verificación, tipo de persona (natural o jurídica), régimen tributario, actividad económica (CIIU) y datos del representante legal. Verificar que coincida exactamente con el RUT.
Bloque B — Datos de contacto y ubicación
Registrar: dirección, ciudad, teléfono, correo electrónico comercial, sitio web, nombre y cargo del contacto comercial. Estos datos se sincronizan como campos maestro en el CRM o sistema de información.
Bloque C — Categoría y portafolio de productos
Definir la categoría del proveedor (Materias Primas / Empaque / Ghost Kitchen / Logística / Profesional), describir sus productos o servicios, capacidad mínima de entrega, tiempo de despacho y condiciones de pago ofrecidas.
Bloque D — Documentos adjuntos y validaciones
Marcar los documentos recibidos, registrar la fecha de vencimiento de cada certificado y anotar quién verificó cada documento. El sistema de información debe activar alertas automáticas antes del vencimiento de INVIMA, Cámara y Comercio y ARL.
- RUT actualizado (DIAN)
- Certificado Cámara y Comercio ≤ 90 días
- Cédula del representante legal
- Certificado ARL del personal
- Registro INVIMA (si aplica)
- Ficha técnica del producto o servicio
- Certificados BPM / HACCP / ISO (si aplica)
- Paz y salvo tributario DIAN (si aplica)
- Datos bancarios completos
- Declaración Ética firmada (Bloque F)
Bloque E — Datos bancarios para pagos
Registrar entidad bancaria, tipo de cuenta (ahorros, corriente, Nequi/Daviplata), número de cuenta, titular y NIT/cédula del titular. Verificar que el titular coincida con el NIT del proveedor. Guardar en el sistema para pagos electrónicos.
Bloque F — Declaración Ética del Proveedor (firma obligatoria)
El representante legal o propietario del proveedor debe leer y firmar la declaración en la que se compromete a no ofrecer beneficios, a presentar precios reales y a cumplir la política de ética de Iris de Almíbar. Una copia queda en poder del proveedor y otra en el expediente de Iris de Almíbar.
Bloque G — Creación del registro en CRM / Sistema de Información
El equipo de Iris de Almíbar (uso interno) completa el Bloque G asignando el código interno (IAB-PROV-XXX), la categoría, el estado inicial (Activo) y programando la primera evaluación a los 3 meses. Los campos mínimos recomendados para sincronizar con el CRM son:
Documentos del Sistema de Gestión de Proveedores
Todos los archivos forman parte del sistema documental de Iris de Almíbar
Política Integral de Gestión de Proveedores
Documento Word – Política principal con plan de contingencia
Cuadros Comparativos de Cotizaciones
Archivo Excel – 3 categorías: Harinas, Empaque, Ghost Kitchen
Evaluación de Proveedores
Archivo Excel – Una hoja por proveedor + resumen gráfico
Formato Registro Proveedor Nuevo
Documento Word – 7 bloques + Declaración Ética
Base de Datos de Proveedores Activos
Registro maestro sincronizable con CRM
Registro de Reclamaciones
Seguimiento de reclamaciones a proveedores
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